FAQ – Häufig gestellte Fragen & Antworten

Kann ich den Freigabeprozess für niedrige Beträge abkürzen?

Ja, das ist über das „Shortcut-Limit“ (= Bagatellgrenze) möglich.
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert in Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als Freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.

Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf den „Passwort vergessen“-Link.

Über die folgenden Seite (Schritt 1 der Passwort-Wiederherstellung) lassen Sie sich bitte einen Sicherheitscode zum Passwort-Rücksetzen zusenden. Zur Identifikation gegenüber Flowwer verwenden Sie entweder Ihren persönlichen Anmeldename oder Ihre im System hinterlegte E-Mail-Adresse.
Flowwer sendet Ihnen eine E-Mail mit einem Link, welcher Sie zu Schritt 2 der Passwort-Wiederherstellung führt.
Ihr persönlicher Anmeldename wird aus Sicherheitsgründen (E-Mail-Verkehr kann häufig mitgelesen werden) nochmals abgefragt.
Geben Sie Ihr neues Passwort ein und senden Sie die Eingabe ab.
Das neue Passwort ist sofort aktiv.

Kann MailToFlowwer mit Google Mail (GMail) verwenden werden?

Frage / Problem

Ich wollte mailtoflowwer einrichten und habe hierfür einen Gmail Account invoice@…angelegt. Bei der Einstellung zum weiterleiten an meine mailtoflowwer Adresse, sendet Google allerdings einen Code zur Bestätigung an diese. Ich kann so ja nicht darauf zugreifen. Gibt es eine Möglichkeit, das zu umgehen?

Antwort / Lösung

Mails, die von MailToFlowwer nicht verarbeitet werden können, werden an die „Mailadresse für allgemeine Fehlerinfos“ geschickt:

2. Mailadresse für „allgemeine Fehlerinfos“ hinterlegen

Diese Einstellung finden Sie in den „Globalen Konto-Einstellungen“.

MailToFlowwer hängt Mails an die „Adresse für allgemeine Fehlerinfos“ automatisch die ursprüngliche Nachricht (in diesem Fall die Mail mit dem GMail Bestätigungscode) mit an:

Inhalt des Anhangs – hier ist der gesuchte Bestätigungscode drin

E-Mail mit Bestätigungscode von gmail

Zusatzinfo: Weiterleitung in GMail einrichten

gmail öffnen

1) Einstellungen öffnen

2) Auf Reiter „Weiterleitung & POP/IMAP“ wechseln

3) Weiterleitungsadresse hinzufügen

4) GMail schickt nun eine Mail mit dem Bestätigungscode an die Weiterleitungsadresse

Kann ein Beleg zu DATEV Kassenbuch Online geschickt werden?

Ja, nach unseren derzeitigen Informationen wird das über den Belegtyp „Kasse“ gesteuert.

Das bedeutet: setzen Sie für den Beleg in Flowwer den Belegtyp „Kasse“. Damit ‚wandert‘ der Beleg nach Übertragung zu DATEV Unternehmen Online in das „DATEV Kassenbuch Online“ (vorausgesetzt natürlich, es wird genutzt)
Danach kann Ihre Kasse ganz normal in DATEV Unternehmen Online gebucht werden.

(Stand: 2020-05-18)

Kann eine Urlaubsvertretung eingerichtet werden?

Es gibt einen Beitrag zu diesem Thema: https://www.flowwer2.de/2020/05/16/urlaubsvertretung/

Ist die Übergabe von Kostenstellen etc. zu DATEV möglich?

Nein, das ist leider bedingt durch die DATEV-Schnittstelle nicht möglich.
Die verwendete DATEV-Schnittstelle erlaubt die Übertragung des Belegbilds (PDF), dem Belegtyp und der FiBu-Notiz (max. 255 Zeichen). Weitere Daten sind nicht erlaubt. Dieses Problem betrifft auch Programme anderer Hersteller, welche die DATEV-Schnittstelle verwenden.

Flowwer schreibt alle Daten auf die jedem Beleg vor der Übertragung angefügte Audit-Trail / Flowwer-Protokoll.

Ist die Weitergabe zwingend nur an DATEV Unternehmen Online möglich?

In der Standard Version kann nur nach DATEV Unternehmen online übergeben werden. Hier verwenden wir die DATEV Connect online Schnittstelle. Über die Erweiterung „Alternativer Download“ können Sie die freigegebenen Belege auch in ein eigenes System übernehmen. Hierbei gilt zu beachten, dass die revisionssichere Archivierung der Belege im Folgesystem erfolgen muss.

Wie verhält sich das System bei Wartungsarbeiten?

Wartungsarbeiten werden über die Website und im Flowwer-Zugang selbst angekündigt.

Wird das System upgedatet?

Wir entwicklen das Flowwer System ständig weiter. Updates werden erst in unserer Testumgebung bereitgestellt und getestet. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Änderungen in das Echtsystem übernommen.

Erhält der Freigeber eine Benachrichtigung über seine zu leistende Freigaben?

Ja, dies kann je Freigeber individuell ein bzw. auch abgeschaltet werden.

Werden meine Belege nach Übergabe an DATEV Unternehmen online in Flowwer gespeichert?

Der Beleg verbleibt drei Tage nach Übertragung zu DATEV (optional in Ihr eigenes DMS) in Flowwer. Danach wird er entfernt. Sie können die Aufbewahrungszeit über ein Flowwer-Modul auf 180 Tage erweitern. Die Archivierung nach GoBD erfolgt im Programm DATEV Unternehmen online.

Werden meine Belege und Daten im Ausland gespeichert?

Nein, alle Belege und Daten sind in Deutschland im DATEV Rechenzentrum der DATEV gespeichert.

Erfolgt eine Datensicherung der Server und Daten?

Alle Server und Daten werden täglich im DATEV Rechenzentrum automatisch gesichert.

Kann ein Dokument nach Freigabe noch eingesehen werden?

Ja, das ist über die Ansicht „Belege in meinen Flowws“ entsprechend der Vorhaltezeit weiterhin möglich.

Können die Rechnungen aus einer E-Mail direkt an Flowwer weitergeleitet werden?

Ja, das ist über MailToFlowwer möglich.

Welche Dokumententypen kann Flowwer verwalten?

Flowwer kann aktuell PDF verarbeiten.

Ist es möglich, ein Vier-Augen-Prinzip abzubilden?

Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.

Welche Internet Browser werden unterstützt?

Flowwer arbeitet unter allen gängigen aktuellen Browsern, Microsoft Edge, Firefox, Safari oder Google Chrome.
Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Anschaltung an DATEV Unternehmen online (z.B. bei der Einrichtung der Firma oder der Belegübergabe) mit Ihrer DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin nur Google Chrome verwenden können. Wie beschrieben gilt das aber nur für die Anbindung z.B. bei der Belegübergabe. Alle Freigeber und Posteingangstätigkeiten können auch unter anderen Browsern oder auf dem Smartphone ausgeführt werden. Der „alte“ Microsoft Internet Explorer 11 wird nicht unterstützt.

Wo finde ich den AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung)?

Diesen haben wir für Sie online unter https://www.dotnetfabrik.de/av-vertrag-avv/ bereitgestellt.
Sie können diesen direkt und online mit Ihren Daten ergänzen, speichern und drucken.

Kann das Erscheinungbild (CI) individualisiert werden?

Ja, das ist über das Modul „GUI Anpassung“ möglich.

Wie und wird der Freigabeprozess dauerhaft dokumentiert?

Bei der Übergabe an DATEV Unternehmen online wird automatisch das „FLOWWER-Protokoll“ an das Dokument angefügt. Auf dieser Seite sind alle Flowwer Aktionen dokumentiert.
Weitere Infos finden Sie hier: Audit-Trail

Gibt es eine E-Mail Benachrichtigungsfunktion?

Ja, pro Freigeber kann diese Funktion aktiviert oder deaktiviert werden. Jeder Freigeber erhält bei aktivierter Funktion eine tägliche E-Mails zu fest einstellbaren Zeitpunkten, falls Belege zur Freigabe durch ihn anstehen sollten.

Brauche ich einen eigenen Server?

Nein, Flowwer ist eine moderne „SaaS“-Anwendung. Das bedeutet, dass Ihr Flowwer-Konto im sicheren DATEV Rechenzentrum in Nürnberg betrieben wird.

Ist eine sichere Archivierung durch die GoBD realisiert?

Die revisionssichere Archivierung Ihrer Belege erfolgt im DATEV Unternehmen online nach Übergabe durch den Flowwer. Flowwer selbst erfüllt keine Archivierungsfunktionalität.

Wo befindet sich der Server, auf dem die Software betrieben wird?

Flowwer wird im Rechenzentrum der DATEV in Nürnberg betrieben.

Ist das Programm MAC-kompatibel?

Ja, Flowwer funktioniert auf Windows und MAC Betriebssystemen. Außerdem können Sie Flowwer auch auf Ihrem Handy oder Tablett benutzen. Wir haben unter Firefox, Google Chrome (Empfehlung) und Apple Safari getestet.

Können Kostenstellen pro Beleg eingetragen werden?

Ja, Kostenstellen können bei der Belegverschlagwortung eingetragen werden.Diese Information wird auch an DATEV Unternehmen online auf der sog. Flowwer Freigabe Informationsseite angezeigt.

Kann Flowwer auch an andere Programme oder Archive exportieren?

Über den alternativen Download können weitere Systeme angebunden werden.

Kontaktieren SIe uns für eine individuelle Anbindung an Ihr System.

Kann das Programm nach DATEV exportieren/importieren ?

Ja, Flowwer kann mittels der integrierten DATEV Connect online Schnittstelle direkt an DATEV Unternehmen online die Belege weitergeben. Ein Import aus DATEV Software ist nicht vorgesehen.

Ist das Programm mehrsprachig?

Ja, aktuell unterstützen wir Deutsch und Englisch.
Falls Sie eine weiter Sprache benötigen, kommen Sie auf uns zu.

Gibt es eine Obergrenze der Dokumentenanzahl?

Nein, Flowwer kann beliebig viele Dokumente im Freigabeprozess verwalten.

Kann Unterstützung bei der Einrichtung gegeben werden?

Ja, wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung. In der Regel können wir den Aufwand genau abschätzen und erstellen Ihnen hier für ein individuelles Angebot.
Richtwert für eine Firma mit 10 Freigebern: hier liegt der Aufwand mit Einweisung einem Key User bei ca. 2-3 Stunden.

Kann ich mehrere Unternehmen in einem Konto anlegen?

Ja.

Wie erfolgt die Bestellung und Berechnung?

Als ersten Schritt erstellen Sie sich Ihr eigenes Flowwer v2 über https://login.flowwer2.de/register

Flowwer wird je angelegte Firma abgerechnet. Pro Firma können Sie beliebig viele Freigeber und Benutzer anlegen/verwalten.

Wie kann ich Benutzereinstellungen anpassen?

Öffnen Sie Ihre Benutzereinstellungen (1)

(2) Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden erledigte Belege automatisch aus Ihren Listen entfernt
(3) Die alte Ansicht für Belegbilder verwenden (einzelne Seite anstatt fortlaufend)
(4) Die Zeitzone ist für Status E-Mails und Einträge im Flowwer-Logbuch relevant
(5) Definieren Sie hier, wie häufig Sie Status E-Mails erhalten möchten
(6) Hier können Sie Ihr Passwort ändern
(7) Auflistung Ihrer Flowwer-Berechtigungen
(8) Änderungen speichern


Benutzer administrieren

(9) Öffnen Sie die Benutzerverwaltung

(10) Hier können Sie neue Benutzer anlegen

Zusätzlich zu den allgemeinen Benutzereinstellungen (2 – 7) können Sie hier weitere Einstellungen verwalten
(11) Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Einstellungen Sie bearbeiten möchten
(12) Kontoaktivierung und E-Mail Bestätigung können hier manuell gesetzt werden
(13) Bearbeiten Sie hier die Flowwer-Berechtigungen des Benutzers
(14) Änderungen speichern

Floww-Supervisor – was ist das?

Einem Floww können mehrere Benutzer als Supervisor zugewiesen bekommen.
Diese Supervisoren können alle Belege, welche dem Floww zugeordnet sind, sehen.
Dafür gibt es die Ansicht „Belege in meinen Flowws“.

Die Supervisoren müssen nicht zwingend Mitglied am eigentlichen Freigabeprozess sein.

Damit ein Benutzer alle Belege im Floww sehen kann, benötigt er das Benutzerrecht „Alle Belege administrieren“.

Konto, Features, Unternehmen, Floww – wie hängt das alles zusammen?

Besonders für neue Benutzer ist es manchmal schwierig, den Zusammenhang zwischen den einzelnen Flowwer v2 – Bausteinen zu sehen.
Deshalb haben wir ein „kleines“ Schaubild erstellt:

Wir freuen uns – wie immer – über konstruktives Feedback!

Wie überträgt man Dokumente zu DATEV Unternehmen Online (DUO)?

JS-PreflightCheck fehlgeschlagen – was nun?

Der JS-PreflightCheck ist ein kleines Programm, welches vor dem Start der eigentlichen Benutzeroberfläche ausgeführt wird.
Es prüft, ob bestimmte Programmteile korrekt geladen wurden.

So sieht’s aus, wenn etwas nicht passt (Beispiel):

Schlägt der JS-PreflightCheck Test fehl, wurde aller Wahrscheinlichkeit nach ein für das System wichtiges Stück JavaScript nicht geladen oder nicht ausgeführt. Das hat zur Folge, dass Flowwer v2 nicht oder nicht fehlerfrei ausgeführt wird.
Im gelb hinterlegten Teil der Meldung sind die fehlenden Programmteile aufgelistet.

Beispiel aus der Praxis: Flowwer v2 läuft, nach Neu-Laden des Browsers (Benutzer hat F5 gedrückt) landet man wieder auf der Anmeldeseite. Ursache war ein geblocktes Script, was die Anmeldung in einem Cookie zwischenspeichert.

Und was nun?

Als ersten kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator (Ansprechpartner für Firewall). Normalerweise kann er/sie Ihnen die blockierten Programmteile entsperren.
Falls Ihnen von dieser Seite aus nicht weitergeholfen werden kann, schreiben Sie uns eine Support-Mail: support@flowwer2.de

Was ist der Beleg/Dokument-Status?

Für jedes Dokument in Flowwer kann ein vordefinierter Statuswert gesetzt werden.

Mögliche Werte sind:

Leer (-/-)
Normalzustand, das System verhält sich wie bisher

Gemahnt

Zurückgestellt
Das Dokument taucht nicht in Status-E-Mails auf.

Erledigt / Bezahlt

Braucht jeder Flowwer-Benutzer auch einen DATEV-Zugang?

Nein.
Der DATEV-Zugang wird nur benötigt, wenn Belege zu DATEV übertragen werden sollen.
Flowwer selbst funktioniert komplett ohne DATEV.

Wie lautet meine Flowwer Kontonummer?

Ihre Flowwer v2 – Kontonummer entspricht der Nummer (ohne https://), die im Browser links von .flowwer2.de in der Adressleiste steht, wenn Sie auf Ihr Konto zugreifen.

Beispiel

Für das Konto https://99999.flowwer2.de wäre die Flowwer v2 – Kontonummer: 99999

Ergänzende Info für „MailToFlowwer“ – Nutzer
Die MailToFlowwer-Zieladresse würde im Beispielfall 99999@mailto.flowwer2.de lauten

Kann ein erstellter (aktiver) Floww umbenannt werden?

Ja, das geht.
Dazu den Floww im Floww-Editor öffnen (Unternehmen -> Flowws -> Floww anklicken) und oben links auf das „Bearbeiten“-Icon klicken:

Nun lässt sich Name und Beschreibung des Flowws ändern.
Zum Abschließen der Bearbeitung auf das Häkchen klicken.

Ganz zum Schluß nochmals auf „Speichern“ klicken um alle Änderungen am Floww in die Datenbank zu schreiben.

Wie funktioniert die Vorlage/Template für FiBu-Notiz?

Diese Funktion lässt sich am besten mit dem Briefpapier einer Firma vergleichen.
Der am Dokument / Beleg eingegebene Text wird beim Erstellen des Flowwer-Protokolls (sprich: bei Übertragung des Belegs zum nächsten System (DATEV, eigenes DMS)) in die Vorlage eingefügt und der Gesamttext auf das Protokoll geschrieben.
Platzhalter dafür ist {text} – das heißt, bei Erstellung des Protokolls wird {text} durch den vom Benutzer am Dokument / Beleg eingegebenen Text ersetzt.

Ist die Vorlage leer (Standardeinstellung), so wird einfach nur der am Dokument/Beleg eingegebene Text aufs Protokoll übernommen.
Das bedeutet, dass eine leere Vorlage genau das selbe Ergebnis liefert wie wenn die Vorlage nur aus dem Platzhalter {text} besteht.

Vorab anschauen, wie das Protokoll aussehen würde, kann man über den Link „(2)“, der ober- bzw. unterhalb der Belegvorschau zu sehen ist:

Wichtig: die Vorlage ist firmenspezifisch! Das bedeutet, dass sie erst von Flowwer angewandt wird, wenn der Beleg einem Floww zugewiesen ist. (über den Floww wird die dazugehörige Firma bestimmt).

Ungültiger Belegtyp beim DATEV-Upload?!

Wähhrend der Übertragung freigegebener Belege zu DATEV Unternehmen Online (DUO) meldet Flowwer „Ungültiger Belegtyp“.

Ursache

Ursache des Problems ist, dass der von Flowwer mit jedem Beleg gemeinsam übertragene Belegtyp bei DATEV unbekannt ist.

Lösung

Überprüfen, ob der Belegtyp der fehlerhaften Dokumente passt bzw. im DATEV-Zugang vorhanden ist und ggfls. korrigieren. Siehe auch Daten von DATEV in Flowwer übernehmen

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass zuerst die Belegtypen in DUO angelegt werden sollten, um diese dann von Flowwer abrufen zu lassen.

Wenn z.B. ein Belegtyp „Ausgangsrechnung“ in DUO vorhanden ist, kann der Beleg in Flowwer dem Belegtyp zugewiesen werden und nach Übertragung zu DUO „landet“ der Beleg entsprechend in „Ausgangsrechung“.

Was ist ein “Floww”?

Hinter dem Kunstwort „Floww“ (= Betriebsablauf / Prozess) steht das Regelwerk, welches auf ein Dokument bzw. einen Beleg angewendet wird.

Auf diese Weise wird einfach und effektiv festgelegt, welche Freigaberegeln für einen Beleg gelten sollen.

Damit Flowwer entscheiden kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein.


Ihre Anliegen ist weiterhin offen?
Fragen Sie uns, wir finden sicher eine Antwort.